در هزاره سوم مدیریت منابع انسانی و مالی و نوع ارتباط ارباب رجوع شکل دیگری پیدا کرده . امروزه با استفاده از پورتال های سازمانی به راحتی می توان ارتباطات درون سازمانی را برنامه ریزی نمود و نحوه فعالیت هریک را مدیریت کرد. پرتال های سازمانی غالبا دارای هسته ای می باشند که هم در بستر اینترنت و اینترانت فعالیت می کند و هم درون سازمان . برنامه ریزی ارتباطات مدیریت با پرسنل، پرسنل با پرسنل، پرسنل با ارباب رجوع ازجمله وظایفی است که امروزه پرتال ها به عهده می گیرند. بطور کلی پرتال های سازمانی قلب تپنده یک سازمان می باشند وتمامی امور را در دست می گیرند.
توانائي هاي پورتال
- تعيين هويت كاربر
- شخصي‌سازي (User Authentication)
- يكپارچگي و تجميع سيستم‌ها (Integration)
- جستجو
- كار گروهي (Collaboration)
- مديريت محتواي وب
- گردش كار (Workflow)
-اضافه كردن وب پارت
تعيين هويت
بنا به تعريف پورتال‌ها اطلاعات و توانايي‌ها را بر اساس مشخصات كاربر ارائه مي‌كنند. به اين ترتيب قدم اول شناسايي كاربر است. در محيط‌هاي اينترنتي اين شناسايي ممكن است از طريق مكانيزم‌هاي ضعيفي نظير نگهداري Cookie صورت گيرد اما در انواع ديگر پورتال نظير پورتال‌هاي داخلي معمولا مكانيزم‌هاي قوي‌تري لازم است.
اگر هر سيستم در پورتال مكانيزم تعيين هويت جداگانه‌اي با كلمات عبور مجزا داشته باشد، مكانيزم تعيين هويت مشكل‌ساز خواهد شد. نكته اصلي در توسعه يك پورتال كارا فراهم آوردن امكاني است كه كاربر بتواند با يكبار تعيين هويت از تمامي قسمت‌ها و اطلاعات مناسب بهره‌مند شود. اين امر به single sign-on مشهور است.
شخصي سازي
شخصي سازي اصطلاحي است كه به فرآيند نمايش محتوا به كاربران بر اساس نوع‌كاربري، موقعيت و يا تاريخچه استفاده آنها اطلاق مي‌شود. پورتال‌ها مي‌توانند به روش‌هاي زير شخصي شوند:
از طريق نمايش اطلاعات: كاربراني مي‌توانند بخش‌هاي خاصي از رابط كاربر نظير انتخاب نوع و محل نمايش اطلاعات، انتخاب نحوه و فرمت نمايشي، و انتخاب خدمات مورد نظر را سفارشي كنند.
از طريق محتوي و امكانات: در اين روش محتوايي كه كاربر مشاهده مي‌كند به سلايق او و همچنين انتخاب‌هايي كه سيستم بصورت خودكار انجام مي‌دهد بستگي پيدا مي‌كند. انتخاب‌هاي سيستم بر اساس منطق كسب و كار شكل مي‌گيرد براي مثال بر اساس مشخصات كاربر و يا تاريخچه خريدهاي قبلي وي.
يكپارچگي و مجتمع سازي (Integration)
تجميع سيستم‌هاي كاربردي در واقع اتصال سيستم‌هاي مجزا از طريق اشتراك داده‌ها و عمليات خودكار است. براي مثال ممكن است سيستم پرسنلي، دستمزد و حسابداري به شكل يكپارچه ديده شوند اگرچه اين سيستم‌ها به شكلي مجزا عمل مي‌كنند اما از طريق اشتراك داده‌ها و برخي عمليات ممكن است با سيستم پورتال به صورت يكپارچه در رابط واحدي مشاهده شوند
مجتمع سازي محتوي (Content Integration)
تجميع محتوي كمك مي‌كند تا محتواي مورد نظر يكبار توليد شده و در موارد متعدد مورد استفاده قرار گيرد. در تجميع محتوا اطلاعات از منابع متعددي اخذ شده و در يك رابط واحد (پورتال) ارائه مي‌شود. به اين ترتيب پورتال مي‌تواند محتواي توليد شده توسط منابع مجزا را به صورتي يكپارچه نمايش دهد. براي مثال سايت يك موسسه مي‌تواند اطلاعات شركاي خود را مستقيما از پورتال اكسترانتي مختص شركا تامين كند.
جستجو
جستجو يكي از امكانات كليدي پورتال‌ها است كه از طريق آن كاربران مي‌توانند به اطلاعات مورد نظر خود فارغ از روشي كه در پورتال براي طبقه‌بندي اطلاعات مورد توجه بوده است دسترسي پيدا كنند.
مديريت محتواي وب (Content Managers)
مديريت محتوا در واقع فرآيند ذخيره‌سازي، مديريت و ايجاد ارتباط بين مستندات متنوع است. به اين ترتيب مديريت محتوا يكي از بخش‌هاي اساسي سيستم‌هاي پورتال است. مديريت محتواي وب به امكان توليد، ذخيره‌سازي و انتشار مستندات در محيط وب مي‌پردازد.
اين بخش از امكانات پورتال‌ها بيشتر به ارتباط بين پورتال‌داخلي و يا Extranet با وب سايت سازمان مي‌پردازد. براي مثال ممكن است اخبار توليد شده در پورتال داخلي پتانسيل انتشار بر روي وب سايت شركت را داشته باشند.
گردش كار (Work Flow)
از نقطه‌نظر سيستم‌هاي پورتال "گردش‌كار" فرآيند توليد، تاييد و انتشار محتوا است. اين امكان براي كاربران شرايطي را فراهم مي‌كند كه به شكل كنترل شده‌اي به توليد محتوا و انتشار آن بپردازند. گردش كار هاي پيشرفته تر امكاناتي نظير اعلان هاي مناسب و امكانات پيچيده تعريف و تعيين دقيق مراحل كاري را فراهم مي كنند. گردش كار همچنين مي تواند نقش مهمي در فرايند هاي كار گروهي داشته باشد.
بصورت كلي گردش كار بايستي براي استفاده كننده بسيار ساده باشد و در عين حال امكانات پيشرفته اي براي انجام تنظيم هاي مختلف توسط افراد فني را ارائه كند.
ايجاد و انجام تعاملات(Collaboration)
امكانات مختص به كار گروهي از ديگر نيازمنديهاي پورتال محسوب مي شود. امكاناتي نظير سايت پروژه ها، اشتراك مستندات، فضاي بحث گروهي، اخبار داخلي به همراه سيستم هاي اعلان و هشدار قابل تنظيم به كاربران اين امكان راه مي دهد كه اطلاعات خود را به اشتراك گذاشته و به شكل موثرتري كار خود را به انجام رسانند. اين امكانات كمك مي كند كه كارمندان بصورت همزمان و غير همزمان با يكديگر همكاري داشته باشند.
در اينجا هم وابستگي اين امكانات با ساير امكانات پورتال مشخص است. بعنوان مثال محيط كار گروهي با سيستم هاي عملياتي و امكانات جستجو كمك مي كند كه كاربران نه تنها اطلاعات مورد نياز خود را با سهولت بيابند بلكه بتوانند نتايج كار خود را مستند كرده و در اختيار سايرين قرار دهند.